Bảng Mô Tả Công Việc Phó Phòng Nhân Sự Tại Mỹ

Xây dựng, thiết lập mục tiêu, kế hoạch thực hiện phòng, quản lý nhân sự thuộc phòng.

Yêu cầu trình độ và kỹ năng với Nhân viên hành chính nhân sự

Nhân viên hành chính nhân sự cần có những kỹ năng nào luôn là câu hỏi của nhiều người đang muốn làm nghề nhân sự. Có thể nói, nghề hành chính nhân sự được coi như là "dễ thở hơn" so với các khối ngành kinh tế khác.

Nghề này không đòi hỏi các bạn phải học đúng chuyên ngành, cũng không đòi hỏi bạn phải có trình độ ngoại ngữ cao siêu hay kinh nghiệm nghề nghiệp lâu năm thì mới có thể làm được. Đổi lại, đặc thù của ngành nghề này đó chính là nhân viên phải trang bị các kỹ năng nhất định, bao gồm kỹ năng cứng và mềm. Vậy những kỹ năng đó là gì?

*Nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng giao tiếp

Một nhân viên hành chính nhân sự được xem như là cầu nối giữa các bộ phận trong công ty, giữa nhân viên với nhân viên, nhân viên với cấp trên.

Chính vì thế, nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng giao tiếp khéo léo để xử lý các công việc cũng như biết cách gắn kết tập thể nhân viên trong tổ chức lại với nhau để tăng năng suất lao động.

Đồng thời, với cách ứng xử tinh tế và khéo léo của mình, bản thân nhân viên hành chính nhân sự sẽ giúp họ biết cách dung hòa mọi thứ, sao cho không mất lòng sếp nhưng vẫn được lòng nhân viên, đồng nghiệp trong công ty.

*Nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng thuyết trình

Bộ phận nhân viên hành chính nhân sự không đòi hỏi phải có kỹ năng thuyết trình "đỉnh" như bên bộ phận Marketing. Tuy nhiên, với vai trò là người trung gian, truyền các chỉ thị của cấp lãnh đạo xuống nhân viên, và ngược lại, thay mặt nhân viên đóng góp ý kiến, nguyện vọng với lãnh đạo thì kỹ năng thuyết trình này lại trở nên vô cùng quan trọng.

Nhiệm vụ của kỹ năng thuyết trình là để kết nối sự tương tác với người nghe và có tính thuyết phục cho 1 vấn đề gì đó mà hiệu ứng tốt nhất mà nó đem lại là đôi bên chấp thuận và hiểu ý nhau trong tâm trạng thoải mái nhất.

Hơn thế nữa kỹ năng thuyết trình cũng sẽ giúp giải quyết một số vấn đề mâu thuẫn phát sinh trong nội bộ, làm xoa dịu bầu không khí căng thẳng giữa đôi bên để cùng biết cách trung hòa ý kiến của nhau.

*Nhân viên hành chính nhân sự cần nắm bắt được tâm lý người khác

Làm nghề hành chính nhân sự cũng giống như "Làm dâu trăm họ". Do đó, nếu kỹ năng nắm bắt tâm lý người khác tốt thì đây sẽ được coi như là 1 lợi thế lớn giúp công việc trở nên dễ dàng và cơ hội thăng tiến cao hơn rất nhiều.

Đồng thời, với 1 nhân viên làm nghề nhân sự, kỹ năng sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm ra được các ứng viên giỏi, tiềm năng, cũng như hiểu rõ hơn về nguyện vọng, yêu cầu của từng ứng viên để có những chế độ đãi ngộ thu hút nhân tài sao cho phù hợp

*Nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm luôn được đề cao trong bất cứ môi trường nào bởi nó mang 1 ý nghĩa nhất định quyết định năng suất và hiệu quả của 1 tổ chức.

Nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng làm việc nhóm tốt để thúc đẩy các nhân viên trong công ty cùng hợp tác, phát triển, cung cấp những phản hồi mang tính xây dựng để đạt được mục tiêu chung. Kỹ năng này sẽ giúp mỗi người nhìn lại bản thân mình, bổ sung những thiếu sót cho nhau để hoàn thành nhiệm vụ chung.

Theo bạn, với ý kiến cá nhân của bạn thân nhân viên hành chính nhân sự ngoài những kỹ năng trên sẽ cần thêm những kỹ năng nào nữa hay không? Nếu có bạn hãy để lại ý kiến ở phần bình luận để mọi người cùng trao đổi nhé!

Phẩm chất của một nhân viên hành chính nhân sự giỏi

Một nhân viên hành chính nhân sự xuất sắc là người có nền tảng kiến thức và sở hữu các kỹ năng mềm, kỹ năng hành chính văn phòng. Bên cạnh đó, bản thân mỗi ứng viên cũng cần có các phẩm chất để phù hợp với lĩnh vực. Một số phẩm chất quan trọng nhất với nhân viên hành chính nhân sự là:

- Khéo léo trong xây dựng mối quan hệ: Nghề nhân sự là làm việc giữa người với người, vừa cần có sự tương tác và giao tiếp tốt lại vừa cần sự nhạy cảm và tinh tế, tâm lý để đoán biết đối phương và điều chỉnh hành vi, cách trao đổi, hợp tác ăn ý nhất.

Nhân viên hành chính nhân sự biết cách xây dựng và duy trì mối quan hệ sẽ làm việc hiệu quả và phát triển sự nghiệp lâu dài.

- Kiên nhẫn, biết lắng nghe: Nhân viên hành chính nhân sự hỗ trợ Trưởng phòng hành chính nhân sự để quản lý vấn đề hành chính - nhân sự - tuyển dụng trong doanh nghiệp, cung cấp một môi trường làm việc tốt và xây dựng văn hóa công ty.

Sự kiên nhẫn cũng như khả năng lắng nghe tích cực giúp bạn trao đổi tốt hơn, được sếp và đồng nghiệp, các nhân viên công ty tin tưởng hơn.

- Kỷ luật và công bằng: Trong nhiều trường hợp, nhân viên hành chính nhân sự sẽ giải đáp thắc mắc cho nhân viên và giúp họ phân xử khi có xung đột, bất đồng. Do vậy, trước hết bản thân bạn phải là người có kỷ luật, sau đó là có khả năng giữ lập trường trung lập, xử lý công bằng.

- Chăm chỉ, chịu được áp lực: Nhân viên hành chính nhân sự làm công việc văn phòng nhưng họ không hề nhàn nhã như nhiều người vẫn tưởng. Sự chăm chỉ, cẩn thận và biết sắp xếp công việc, chịu được áp lực là phẩm chất quan trọng giúp bạn hoàn thành tốt công việc.

Nói tóm lại, công việc của một nhân viên hành chính nhân sự cũng không quá khó, tuy nhiên đòi hỏi ở bản thân mỗi người phải có các kỹ năng mềm cũng như kinh nghiệm thực tế để giải quyết công việc 1 cách hiệu quả hơn. Hy vọng, qua bài viết này, bạn đã có cho mình một vài bí quyết nho nhỏ để có thể theo đuổi nghề hành chính nhân sự này.

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự, khóa học C&B ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.88.55 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu chất lượng tốt nhất hiện nay.

1. Tên chức danh:                                Nhân viên nghiên cứu thị trường

2. Mã chức danh:                                KDM/PMK– NVNCTT

3. Đơn vị công tác:                              Phòng Tiếp thị sản phẩm

4. Cấp trên trực tiếp:                          Trưởng phòng tiếp thị

5. Người thay thế khi vắng mặt:      Nhân sự do TĐV chỉ định

Phân tích nhu cầu thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh – tiếp thị: động thái người tiêu dùng, hoạt động của đối thủ cạnh tranh, phát triển sản phẩm mới, đo lường hiệu quả của các hoạt động marketing, hoạt động hỗ trợ bán hàng… và đề xuất cho TPTT. Lên kế hoạch thực hiện và trình phê duyệt chương trình hành động. Tổ chức thực hiện (triển khai và điều phối) kế hoạch, chương trình marketing đã được duyệt. Phân tích và xử lý dữ liệu thu thập, báo cáo tổng kết, đánh giá rút kinh nghiệm các chương trình thực hiện.

a) Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh:

– Tìm hiểu thị trường, lập danh sách các đối thủ cạnh tranh hiện tại và tiềm năng trong tương lai.

– Lập hồ sơ về các dòng sản phẩm, thiết bị, giá cả, các chính sách về giá, khuyến mãi,… của các đối thủ cạnh tranh.

– Theo dõi cập nhật kịp thời vào hồ sơ động thái của các đối thủ cạnh tranh

– Lập báo cáo tổng kết, rút kinh nghiệm.

b) Nghiên cứu nhu cầu thị trường:

– Lập danh sách phân tích nhu cầu của các khu vực khách hàng.

– Cập nhật danh sách các thay đổi nhu cầu của từng khu vực.

– Phân tích các nhu cầu marketing có thể đáp ứng hiện tại, chuyển hỗ trợ bộ phận kinh doanh.

– Đối với các nhu cầu marketing chưa thể đáp ứng, cùng với các bộ phận có liên quan (NCPT) tiến hành phân tích khảo sát, đưa ra các đề xuất cho từng khu vực về giá cả, mẫu mã, chất liệu, sản phẩm mới, trình Trưởng phòng TT và CQTGĐ xét duyệt.

– Lập kế hoạch xúc tiến sản phẩm mới.

– Đề xuất các yêu cầu về nhân lực, vật lực, tài lực,… cho việc thực thi kế hoạch.

– Phối hợp với các bộ phận có liên quan, tiến hành xúc tiến sản phẩm mới theo kế hoạch đã được phê duyệt.

– Lập báo cáo tổng kết quá trình nghiên cứu, phân tích, xúc tiến sản phẩm, rút kinh nghiệm.

– Nghiên cứu nhu cầu các khu vực khách hàng của bộ phận kinh doanh sỉ lẻ: NPP, Đại lý, khách hàng lẻ, gửi đầy đủ các brochure, catalogue, báo giá,… cần thiết

– Phân tích các số liệu phản hồi từ khách hàng mua lẻ của bộ phận kinh doanh sỉ lẻ, lập bảng biểu thống kê đưa ra các kết quả từ số liệu phản hồi, rút ra nhận xét và các đề nghị liên quan, chuyển thông tin hỗ trợ phòng kinh doanh.

– Thu thập thông tin, phân tích và đánh giá hiệu quả sau khi thực hiện kế hoạch.

– Phối kết hợp, đoàn kết và hỗ trợ các nhân sự thuộc Phòng TT cùng các nhân sự liên quan trong Công ty để hoàn thành nhiệm vụ chung.

– Thực hiện đúng các quy chế, quy trình, quy định của Công ty.

– Báo cáo bằng văn bản hàng tuần cho người quản lý trực tiếp và các báo cáo tháng, quý, sơ kết 06 tháng, tổng kết năm theo quy định.

– Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Trưởng phòng TT trong khuôn khổ phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng TT.

– Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng TT về toàn bộ kết quả và hiệu quả công việc được giao.

– Trưởng Phòng: Có thể nhận chỉ đạo trực tiếp từ CQ TGĐ, báo cáo cho TĐV biết về nhiệm vụ được giao trước và sau khi thực hiện.

– Trưởng đơn vị: tiếp nhận các chỉ thị, hướng dẫn thực hiện công tác; báo cáo kết quả thực hiện các nhiệm vụ được phân công.

– Nhân sự thuộc PTT: trao đổi thông tin/ số liệu liên quan đến tình hình thị trường, kế hoạch hành động, phối hợp triển khai các chương trình marketing theo định hướng; yêu cầu tinh thần làm việc nhóm.

– Các đơn vị khác: ghi nhận yêu cầu, phối hợp thực hiện các công việc liên quan nghiệp vụ, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nhiệm vụ của đơn vị theo chỉ định. Báo cáo TĐV trước và trước và sau khi thực hiện công việc.

– Liên lạc với các đối tác, cơ quan thực hiện các dịch vụ nghiên cứu thị trường.

– Liên lạc với các cộng tác viên từ các trường đại học trong TP. Hồ Chí Minh để hỗ trợ công tác nghiên cứu khi có nhu cầu.

– Đề xuất các phương tiện, công cụ làm việc cần thiết tới Trưởng phòng TT.

– Đề xuất nhân lực, vật lực, tài lực cần thiết cho các công việc có liên quan.

– Toàn quyền quản lý và điều động nhân lực, vật lực, tài lực theo kế hoạch đã được duyệt.

– Đề xuất cải tiến các quy chế, quy trình, quy định của Công ty và của Phòng TT.

– Bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, điện thoại.

– Máy vi tính có cài đặt các phần mềm tin học văn phòng (Word, Excel, Access), truy cập Internet (Internet Explorer), giao dịch thư điện tử (MS Outlook)

– Hộp thư có thể giao dịch với bên ngoài công ty.

– Văn phòng phẩm: giấy, bút, thước kẻ, kẹp giấy, bấm đinh, đục lỗ, bìa đựng hồ sơ, box file.

– Tài liệu: Các file hồ sơ quy chế, quy định chung của đơn vị.

– Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên, các chuyên ngành kinh tế, toán phân tích, marketing, quản trị kinh doanh.

– Ngoại ngữ: Anh văn trình độ B trở lên

– Tin học: Sử dụng thành thạo các phần mềm thống kê và xử lý thông tin

+ Thông qua các khóa huấn luyện về kinh doanh, marketing.

+ Thông qua các khóa huấn luyện về hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000.

+ Năng lực quản lý, hoạch định chiến lược, chính sách kinh doanh tiếp thị.

+ Năng lực đàm phán, giao dịch với khách hàng, đối tác.

+ Năng lực tổ chức huấn luyện đào tạo cán bộ kế thừa.

+ Năng lực thống kê, phân tích, tổng hợp

+ Khả năng truy cập internet, xử lý thông tin.

+ Khả năng làm việc tốt dưới áp lực cao.

+ Năng động, sáng tạo, ứng biến tốt

+ Có khả năng làm việc độc lập và khả năng làm việc nhóm.

1. Tên chức danh:                           Nhân viên phát triển thị trường

2. Mã chức danh:                            KDM/PMK– NVPTTT

3. Đơn vị công tác:                         Phòng tiếp thị sản phẩm

4. Cấp trên trực tiếp:                     Trưởng phòng tiếp thị

5. Người thay thế khi vắng mặt: Nhân sự do TĐV chỉ định

– Phân tích và nghiên cứu động thái thị trường, khách hàng mục tiêu (Nhà Phân Phối, Đại lý, Người Tiêu dùng) , xây dựng chính sách kênh phân phối, kế hoạch phát triển thị trường theo định hướng thương hiệu và doanh số đề ra. Lập kế hoạch triển khai và chương trình hành động trình TP phê duyệt. Tổ chức thực hiện (triển khai và điều phối)  kế hoạch, chương trình marketing đã được duyệt. – Thu thập thông tin, đánh giá hiệu quả của các chương trình phát triển thị trường, hỗ trợ kinh doanh.

– Báo cáo tổng kết, đánh giá rút kinh nghiệm.

– Tìm hiểu thị trường, lập danh sách các đối thủ cạnh tranh hiện tại và tiềm năng trong tương lai. Lập hồ sơ về các dòng sản phẩm, thiết bị, giá cả, các chính sách kinh doanh, kế hoạch khuyến mãi,… của các đối thủ cạnh tranh.

– Theo dõi cập nhật kịp thời vào hồ sơ động thái của các đối thủ cạnh tranh. Lập hồ sơ về các key person của các đối thủ cạnh tranh, các đặc tính, thói quen, xu hướng thuyên chuyển vị trí, người có khả năng thay thế, … để tạo các mối quan hệ cho việc thu thập thông tin.

– Phân tích hiệu ứng, động thái thị trường đối với thị trường thời trang nói chung và Cty nói riêng.

– Đề xuất phương án tác chiến của thương hiệu (nếu có) .

b) Công tác hỗ trợ phát triển kinh doanh:

– Xây dựng cơ sở dữ liệu về các loại khách hàng hiện tại và tiềm năng: các tập quán, thói quen, xu hướng người có quyền quyết định mua hàng, các mối quan hệ tiềm năng,…

– Nghiên cứu nhu cầu các khu vực khách hàng của Bộ phận kinh doanh sỉ lẻ: NPP, ĐL, khách lẻ. Gửi đầy đủ các brochure, catalogue, báo giá, … cần thiết.

– Phân tích các số liệu phản hồi từ khách hàng mua lẻ của Bộ phận kinh doanh sỉ lẻ, lập bảng biểu thống kê đưa ra các kết quả từ các số liệu phản hồi, gửi Phong KD.

– Phân tích bảng, biểu đồ, rút ra các nhận xét và các đề nghị có liên quan.

– Lên kế hoạch/chương trình/ nội dung các công việc cần phải thực hiện liên quan giữa PTT và các bộ phận có liên quan, nhằm xúc tiến thị trường và thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm.

– Thực thi kế hoạch đã được phê duyệt, lập báo cáo rút kinh nghiệm.

– Thu thập thông tin, phân tích và đánh giá hiệu quả sau khi thực hiện kế hoạch.

– Thiết lập Hồ sơ Đào tạo Bán hàng (Tài liệu huấn luyện nhân viên bán hàng) .

– Phối kết hợp, đoàn kết và hỗ trợ các nhân sự thuộc PTT cùng các nhân sự liên quan trong Công ty để hoàn thành nhiệm vụ chung.

– Thực hiện đúng các quy chế, quy trình, quy định của Công ty và PTT.

– Báo cáo bằng văn bản hàng tuần cho người quản lý trực tiếp và các báo cáo tháng, quý, sơ kết 06 tháng, tổng kết năm theo quy định.

– Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của TP trong khuôn khổ phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của PTT.

– Chịu trách nhiệm trước TP về toàn bộ kết quả và hiệu quả công việc được giao.

– Phối kết hợp, đoàn kết và hỗ trợ các nhân sự thuộc Phòng TT cùng các nhân sự liên quan trong Công ty để hoàn thành nhiệm vụ chung.

– Thực hiện đúng các quy chế, quy trình, quy định của Công ty.

– Báo cáo bằng văn bản hàng tuần cho người quản lý trực tiếp và các báo cáo tháng, quý, sơ kết 06 tháng, tổng kết năm theo quy định.

– Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Trưởng phòng và CQ TGĐ trong khuôn khổ phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng TT.

– Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về toàn bộ kết quả và hiệu quả công việc được giao.

– Trưởng Phòng: Nhận chỉ đạo trực tiếp từ CQ TGD, báo cáo cho TP biết về nhiệm vụ được giao trước và sau khi thực hiện.

– Trưởng đơn vị: tiếp nhận các chỉ thị, hướng dẫn thực hiện công tác; báo cáo kết quả thực hiện các nhiệm vụ được phân công.

– Nhân sự thuộc PTT: trao đổi thông tin/ số liệu liên quan đến tình hình thị trường, kế hoạch hành động, phối hợp triển khai các chương trình marketing theo định hướng; yêu cầu tinh thần làm việc nhóm.

– Các đơn vị khác: ghi nhận yêu cầu, phối hợp thực hiện các công việc liên quan nghiệp vụ, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nhiệm vụ của đơn vị theo chỉ định. Báo cáo TĐV trước và sau khi thực hiện công việc.

– Liên lạc với các đối tác phối hợp triển khai các hoạt động phát triển thị trường, kênh phân phối. Báo cáo TĐV trước và sau khi thực hiện công việc.

– Liên lạc với các đại lý, khách hàng phân phối khác và người tiêu dùng theo nhu cầu công việc. Báo cáo TĐV trước và sau khi thực hiện công việc.

– Đề xuất các phương tiện, công cụ làm việc cần thiết tới TP.

– Đề xuất nhân lực, vật lực, tài lực cần thiết cho các công việc có liên quan.

– Toàn quyền quản lý và điều động nhân lực, vật lực, tài lực theo kế hoạch đã được duyệt.

– Đề xuất cải tiến các quy chế, quy trình, quy định của Công ty và của PTT.

– Bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, điện thoại.

– Máy vi tính có cài đặt các phần mềm tin học văn phòng (Word, Excel, Access) , truy cập Internet (Internet Explorer) , giao dịch thư điện tử (MS Outlook)

– Hộp thư có thể giao dịch với bên ngoài công ty.

– Văn phòng phẩm: giấy, bút, thước kẻ, kẹp giấy, bấm đinh, đục lỗ, bìa đựng hồ sơ, box file.

– Tài liệu: Các file hồ sơ quy chế, quy định chung của đơn vị.

– Trình độ: Tốt nghiệp Cao Đẳng trở lên chuyên ngành kinh tế, marketing, quản trị kinh doanh.

– Ngoại ngữ: Anh văn trình độ B trở lên

– Tin học: Vi tính văn phòng, ưu tiên biết thêm các phần mềm xử lý đồ họa.

+ Thông qua các khóa huấn luyện về kinh doanh, marketing.

+ Thông qua các khóa huấn luyện về hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000.

+ Năng lực quản lý, hoạch định chiến lược, chính sách kinh doanh tiếp thị.

+ Năng lực đàm phán, giao dịch với khách hàng, đối tác.

+ Năng lực tổ chức huấn luyện đào tạo cán bộ kế thừa.

+ Năng lực thống kê, phân tích, tổng hợp

+ Khả năng truy cập internet, xử lý thông tin.

+ Khả năng làm việc tốt dưới áp lực cao.

+ Năng động, sáng tạo, ứng biến tốt

+ Có khả năng làm việc độc lập và khả năng làm việc nhóm.